秘書長

人事任命案｜秘書處願景報告

報告人：學生議會秘書長被提名人 丁冠惟

下載《學生議會施政規劃報告》PDF ↗

空間換新、數位轉型、開放參與

議長、各位議員，以及學生會的工作夥伴，大家好。我是學生議會秘書長被提名人丁冠惟。

一、以具體規劃接受檢驗

在本次報告前，博安議長曾問我：將未來的規劃如此詳盡地呈現，是否也會讓規劃中的缺漏更容易被發現，甚至成為受到批評的焦點？

我的回答是：確實，規劃越具體，尚未周延之處就越容易被看見。然而，也唯有具體說明，學生議會與學生會的夥伴才能理解我們準備朝什麼方向前進，以及打算如何落實。

如果規劃仍有缺漏，我希望能在今天的審查中獲得指正。因為今天提出的每一項承諾，都將成為未來各位檢驗我們工作的重要依據。

以公開、具體且願意接受檢驗的態度提出規劃，也將是我若獲同意任命後，在六個月任期內帶領秘書處工作的原則。在人事審查的場合，這份態度尤其重要。

二、讓自治工作的投入獲得更好的支持

每一位參與學生自治的夥伴，都付出了寶貴的時間。大家在課業、打工與日常生活之外，準備議案、整理資料、參加會議，期待讓校園有所改變。然而，這些投入有時卻被瑣碎而反覆的行政負擔所消耗。

空間與設備老舊，遇到下雨時，夥伴必須先檢查插座、印表機等設備的安全與狀況，才能繼續準備議事；資料分散，使尋找文件、確認版本往往需要反覆詢問與查找；會議有時延續至深夜，甚至翌日凌晨一、二時，讓議員必須在持續參與議事與隔日課業、休息需求之間作出取捨。

對一般同學而言，即使有意關心議會，也可能不知道應從何處取得資訊，或透過什麼管道表達意見。

這些問題個別看來或許不大，卻會持續累積為參與的負擔。只有逐步排除反覆干擾工作的障礙，夥伴才能將時間與心力投入真正重要的議題。

三、三大任務：空間換新、數位轉型、開放參與

第一，空間換新，建立可靠的工作環境。我們將從實際使用需求出發，盤點空間與設備現況，妥善安排搬遷作業，儘速完成新空間的搬遷，為議事準備與日常行政提供穩定的工作環境。

第二，數位轉型，減少重複作業與資訊落差。我們將優先改善使用頻率高、容易重複耗費時間的流程。目前各位已能看見議會網站的更新；下一步，將進一步使網站融入實際議事流程，協助文件取得、資訊整理與工作銜接，讓數位工具成為日常工作的支持。

第三，開放參與，建立清楚且可回應的參與管道。我們有責任使會議資訊容易取得、議題說明容易理解，並透過直播與會後資訊，讓無法到場的同學也能了解議會的工作。

資訊公開之後，我們仍須持續追問：同學是否因此更了解議會？想表達意見時，是否知道適當的管道？提出問題之後，是否能獲得回應？這些問題，將成為我們持續檢視開放參與工作的依據。

四、以明確分工支持任務落實

為落實上述三大任務，我提出將副秘書長由二名增置為五名的規劃。我理解，各位必然關心：為何需要五名副秘書長？增加職位能帶來哪些具體改善？這些都是本項規劃必須清楚回答的問題。

依照本次提出的配置，五名副秘書長將各有明確的工作範圍：

第一名副秘書長，綜理跨組業務。協助追蹤工作進度、協調資源，並整合數位轉型涉及的跨組流程。秘書長負責整體方向並向議會負責；綜理跨組業務的副秘書長，則協助持續追蹤各項決定的執行。

第二名副秘書長，兼任議事營運主管。負責會議時程、通知與議程、議案及關係文件彙整、會議紀錄與決議追蹤，使會前準備、會中支援及會後作業完整銜接。

第三名副秘書長，兼任公共事務暨社群主管。負責議會資訊的整理與說明、校內外聯繫，以及同學參與管道的經營，使議會工作更容易被看見與理解。

第四名副秘書長，兼任議事媒體製播主管。負責議會直播、現場導播、製播設備維護與工作流程，為資訊公開建立穩定的執行基礎。

在準備與交接期間，團隊已投入社群經營及議事直播，相關初步成果亦呈現於本次報告。這些成果來自共同參與工作的夥伴，在此感謝大家的投入。

第五名副秘書長，兼任法制政策研究主管。負責學生自治法規與校務制度研究、法規版本維護，以及議案審查所需的研究支援，提供各位討論與判斷的參考依據。

我誠摯請各位支持這項增員規劃，並以各項工作能否落實、行政負擔能否減輕，持續檢驗這份分工的成效。

五、六個月任期的工作安排

六個月的任期有限，我們必須清楚安排優先順序，並為後續團隊留下可以接續的基礎。

任期前段，完成交接與盤點。釐清空間設備與資料管理的問題，確認優先改善事項，提出可追蹤的工作時程。

任期中段，集中執行並持續檢視。推進優先改善事項，穩定提供議事支援，並檢查新的流程與分工是否確實減輕夥伴的負擔。

任期後段，整理成果並落實交接。完整記錄已完成及尚待推進的工作，整理文件、權限與維護方式，讓下一屆團隊能順利接續。

六、以工作與成果回應信任

我希望，六個月之後，議員能更順利取得履行職務所需的資料，同學能更容易了解並參與議會；而下一屆接手時，也能站在我們留下的基礎上，繼續向前推進。

讓願意投入學生自治的人，能將熱情留給真正想完成的事情。這是三大任務共同的方向，也是我願意承擔這項職務的理由。

今天，敬請各位依據這份規劃審查我的提名；若獲同意任命，也請在接下來的六個月，以實際工作與成果檢驗我的承諾。

謝謝大家。